Máte v plánu uspořádat konferenci, velké firemní setkání nebo obdobnou akci, která bude čítat na několik stovek hostů? Při organizaci velké akce je nutné počítat s dlouhou přípravou, v některých případech u specializovaných konferencí, které vyžadují účast zahraničních nebo významných českých řečníků, dokonce několikaletou. Kromě řečníků a programu je však nutné také vybrat dobrý termín, patřičné konferenční prostory a ubytování nebo zajistit doprovodné aktivity.
Termín je klíčem k úspěchu
Určit správný termín pro konání velké akce je klíčový z několika důvodů. Je nutné vybrat datum, které se bude hodit hlavním řečníkům, stejně tak ale účastníkům. Současně musí zohledňovat turistickou sezónu, nesmí být v průběhu prázdnin nebo v návaznosti na svátky či prodloužené víkendy. Také se nehodí termín v době konání voleb. V případě zahraniční účasti je nutné, aby takový termín vyhovoval nejen tuzemcům, ale také cizincům, kteří plánují přijet do hotelu Praha na konferenci.
Výběr místa a konferenčních prostor
Dalším faktorem, který rozhodne o úspěchu akce, je výběr lokality, kde se konference bude konat. Ideálním místem v České republice je Praha, která splňuje náročné požadavky na konferenční prostory, má dostatek ubytovacích kapacit, ale i skvělou dopravní infrastrukturu. Navíc disponuje širokou sítí městské hromadné dopravy, která umožní přesun návštěvníků z autobusového nebo vlakového nádraží, případně letiště.
Kvalitní program a zajímavé doprovodné aktivity
Stěžejní je samozřejmě kvalitní program a výběr prvotřídních řečníků, kteří přitáhnou pozornost návštěvníků, pro které tak bude sledování přednášek přínosem. Nelze však trávit přednáškami veškerý čas. Je nutné program obohatit o zajímavé doprovodné aktivity, zpestřit catering nevšedními gastro zážitky nebo zapojit do dění samotné účastníky, např. pomocí fotokiosku s rekvizitami, studia se vstupem do virtuální reality nebo večerní prohlídkou Prahy zakončenou noční afterparty.
